মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট (IMSS) তার ডিজিটাল রূপান্তর কৌশলে একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ নিয়েছে। প্রতিষ্ঠানটি এখন থেকে তাদের বেশ কিছু অনলাইন নিয়োগকর্তা-সংক্রান্ত কার্যপ্রণালী সম্পন্ন করার জন্য ‘ই.ফির্মা’ বা উন্নত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরকে বাধ্যতামূলক করবে । এই সিদ্ধান্তটি সরাসরি সেইসব কোম্পানি, নিয়োগকর্তা এবং আইনি প্রতিনিধিদের প্রভাবিত করবে, যারা অনলাইনে কর্মচারী নিবন্ধন, চাকরির অবস্থার পরিবর্তন এবং নিয়োগকর্তা নিবন্ধনের মতো কাজগুলো পরিচালনা করে।
এই পদক্ষেপের মাধ্যমে সংস্থাটি তার প্রশাসনিক কার্যক্রমে প্রক্রিয়াগুলোকে সুবিন্যস্ত করতে, তথ্য নিরাপত্তা জোরদার করতে এবং কাগজের ব্যবহার কমাতে চায় । চুক্তিতে উল্লিখিত তারিখ থেকে, ব্যবহারকারীর কাছে কর প্রশাসন পরিষেবা (SAT) কর্তৃক ইস্যুকৃত বৈধ ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর না থাকলে নির্দিষ্ট কিছু ডিজিটাল কার্যক্রম আর সম্পন্ন করা সম্ভব হবে না।
IMSS অনলাইন পদ্ধতিতে e.firma বাধ্যতামূলক করবে
নতুন সিস্টেমটি আইএমএসএস টেকনিক্যাল কাউন্সিলের একটি চুক্তির মাধ্যমে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছিল এবং ফেডারেশনের অফিসিয়াল গেজেটে (ডিওএফ) প্রকাশিত হয়েছিল, যার ফলে এটি আনুষ্ঠানিক মর্যাদা লাভ করে। এটি কার্যকর হওয়ার পর থেকে, ই.ফির্মা (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর) আর একটি ঐচ্ছিক সংযোজন থাকবে না এবং ইলেকট্রনিক নিয়োগকর্তা পদ্ধতিতে পরিচয় যাচাইয়ের প্রধান হাতিয়ার হয়ে উঠবে ।
ইনস্টিটিউটের কর্তৃপক্ষ ব্যাখ্যা করেছেন যে, উন্নত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর নিয়োগকর্তাদের পরিচয় আরও নির্ভুলভাবে যাচাই করতে, ডেটা এন্ট্রির ত্রুটি কমাতে এবং প্রতিষ্ঠানের পোর্টালের মাধ্যমে সম্পাদিত লেনদেনে অধিকতর আইনি নিশ্চয়তা প্রদান করবে। এটি তালিকাভুক্তি এবং চাঁদা সংক্রান্ত বিষয়ে আইএমএসএস (মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট)-এর সাথে যোগাযোগের পছন্দের পদ্ধতি হিসেবে ডিজিটাল মাধ্যমের ব্যবহারকে আরও জোরদার করে ।
এই আবশ্যকতা বাস্তবায়ন করা কেবল একটি প্রযুক্তিগত পরিবর্তন নয়; এটি একটি হাইব্রিড পরিষেবা মডেলের অংশ , যা নির্দিষ্ট কিছু কার্যপদ্ধতির জন্য অনলাইন প্রক্রিয়ার সাথে সশরীরে উপস্থিতির ধাপগুলোকে সমন্বয় করে। যেসব ক্ষেত্রে ডিজিটাল মাধ্যম ব্যবহার করা হবে, সেসব ক্ষেত্রে ব্যবহারকারীর পরিচয় যাচাইয়ের জন্য ই-স্বাক্ষরই হবে মূল উপাদান।
কোন IMSS পদ্ধতিতে বাধ্যতামূলক e.signature প্রয়োজন হবে?
চুক্তিপত্রে উল্লেখ করা হয়েছে যে, নিয়োগকর্তাদের বিভিন্ন অনলাইন কার্যপ্রণালীর জন্য , বিশেষ করে কোম্পানি নিবন্ধন এবং কর্মচারী ব্যবস্থাপনা সম্পর্কিত কার্যপ্রণালীগুলোর জন্য, উন্নত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর অপরিহার্য হবে । সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক কার্যপ্রণালীগুলোর মধ্যে রয়েছে:
- নিয়োগকর্তার নিবন্ধন এবং পেশাগত ঝুঁকি বীমায় তালিকাভুক্তি: একটি নতুন কোম্পানি, নিয়োগকর্তা (ব্যক্তি বা আইনি সত্তা) নিবন্ধন করার জন্য এবং IMSS-এর সামনে কার্যক্রম পুনরায় শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় পদ্ধতি।
- অনন্য নিয়োগকর্তা নিবন্ধন (RPU) এর নিয়োগ: এমন ব্যবস্থাপনা যা একাধিক নিয়োগকর্তার নিবন্ধনকে একটি একক কী-এর অধীনে গোষ্ঠীবদ্ধ করার অনুমতি দেয়, বাধ্যবাধকতা মেনে চলা এবং চলাচল নিয়ন্ত্রণকে সহজতর করে।
- কর্মচারী অধিভুক্তির পরিবর্তনের বিজ্ঞপ্তি: নতুন নিয়োগ, বরখাস্ত এবং বেতন পরিবর্তন অন্তর্ভুক্ত যা ইনস্টিটিউটে ডিজিটালভাবে পাঠানো হয়।
কর্মচারী নিবন্ধন বিজ্ঞপ্তির ক্ষেত্রে , নিয়োগকর্তারা ডিজিটাল সার্টিফিকেট দিয়ে একটি পিডিএফ-এ স্বাক্ষর করার মতোই , তাদের ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (e.firma) ব্যবহার করে বিপুল সংখ্যক ডেটা জমা দেওয়ার বিষয়টি ইলেকট্রনিকভাবে যাচাই করতে পারেন । এটি বিশেষত বিপুল সংখ্যক কর্মচারী আছে এমন সংস্থাগুলির জন্য উপযোগী। উদাহরণস্বরূপ, এই সিস্টেমটি একটি একক অপারেশনে একাধিক রেকর্ডের জন্য একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাটে ফাইল আপলোড করা সমর্থন করে।
মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট (IMSS) স্পষ্ট করে জানিয়েছে যে, যখন এই একই পদ্ধতিগুলো কোনো সার্ভিস উইন্ডোতে সশরীরে সম্পন্ন করা হবে , তখনও অন্যান্য পরিচয়পত্র এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রযোজ্য হবে। তবে, যখনই পদ্ধতিটি অনলাইনে সম্পন্ন করা হবে, নিয়োগকর্তা বা আইনগত প্রতিনিধির পরিচয় যাচাই করার জন্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (e.firma) আবশ্যক হবে।
এছাড়াও, ইলেকট্রনিক এমপ্লয়ার আইডেন্টিফিকেশন নাম্বার (NPIE) এবং ডিজিটাল সার্টিফিকেট সম্পর্কিত কার্যপ্রণালীতে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরকে একটি প্রযুক্তিগত আবশ্যকতা হিসেবে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে ; এই মাধ্যমগুলো প্রতিষ্ঠান এবং কোম্পানিগুলোর মধ্যে অনলাইন যোগাযোগ নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়।
নতুন বাধ্যবাধকতার তারিখ এবং কার্যকর হওয়ার তারিখ
ফেডারেশনের অফিসিয়াল গেজেটে প্রকাশিত চুক্তিটিতেই বলা হয়েছে যে, নতুন নিয়মগুলো এর প্রকাশের পনেরো কার্যদিবস পর থেকে কার্যকর হবে । এই সময়সীমা নির্ধারণ করা হয়েছে যাতে ইনস্টিটিউটের অভ্যন্তরীণ বিভাগ এবং ব্যবহারকারী উভয়ই ই-ফার্মা (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর)-এর সাথে সম্পর্কিত সিস্টেম ও প্রয়োজনীয়তার সাথে নিজেদের মানিয়ে নেওয়ার জন্য সময় পায়।
বাস্তবিক অর্থে, এই অবকাশকালের অর্থ হলো, নির্দিষ্ট তারিখ থেকে এরপর শুরু করা যেকোনো কার্যক্রমে একটি বৈধ ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর থাকতে হবে । কার্যকর তারিখের পরে এই প্রমাণীকরণ উপাদানটি ছাড়া জমা দেওয়া কোনো অনুরোধ ডিজিটালভাবে সম্পন্ন করা যাবে না।
অন্যদিকে, আইএমএসএস স্পষ্ট করে জানিয়েছে যে, চুক্তিটি কার্যকর হওয়ার আগে শুরু হওয়া কার্যক্রমগুলো পূর্ববর্তী নিয়ম অনুযায়ী সম্পন্ন করা যেতে পারে। অন্য কথায়, ই-ফার্মা (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর)-এর অভাবে চলমান কার্যক্রমগুলোকে নতুন করে সাজানোর প্রয়োজন হবে না, কিংবা ইতিমধ্যে জমা দেওয়া আবেদনপত্রগুলোও পুনরায় চালু করতে হবে না, যদি সেগুলো পূর্ববর্তী নিয়ন্ত্রক কাঠামোর মধ্যে শুরু হয়ে থাকে।
তারিখের ব্যবস্থা এবং চলমান প্রক্রিয়াগুলোর সুস্পষ্ট উল্লেখের উদ্দেশ্য হলো কোম্পানিগুলোর মধ্যে বিভ্রান্তি এড়ানো, এবং নতুন এই আবশ্যিকতার পরিধিকে কেবল নতুন প্রকল্পের অধীনে প্রণীত কার্যপ্রণালীর মধ্যেই সীমাবদ্ধ রাখা , উপ-প্রতিনিধিদল বা ইলেকট্রনিক প্ল্যাটফর্মে ইতোমধ্যে চলমান প্রক্রিয়াগুলোর ক্ষেত্রে নয়।
পদ্ধতির সরলীকরণ এবং ডিজিটাইজেশনের সাথে সম্পর্ক
ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের (ই.ফির্মা) আবশ্যকতা কোনো বিচ্ছিন্ন পদক্ষেপ নয়, বরং এটি একটি বৃহত্তর প্রশাসনিক আধুনিকীকরণ প্রক্রিয়ার অংশ, যা মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট (আইএমএসএস) ফেডারেল ডিজিটাল রূপান্তর সংস্থাগুলোর সাথে সমন্বয় করে এগিয়ে নিয়ে যাচ্ছে। এর অন্যতম উদ্দেশ্য হলো , কার্যক্রমের একটি বৃহত্তর অংশ অনলাইনে সম্পন্ন করা , যার মাধ্যমে পর্যায়ক্রমে অফিসগুলোতে সশরীরে উপস্থিত হওয়ার প্রয়োজনীয়তা দূর হবে।
এই প্রেক্ষাপটে, অনলাইন পরিষেবা ব্যবহারের ক্ষেত্রে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর একটি মূল চাবিকাঠি হয়ে উঠছে , যা এনপিআইই (ন্যাশনাল ইলেকট্রনিক সিগনেচার ফর এমপ্লয়ার্স), ডিজিটাল সার্টিফিকেট এবং ভবিষ্যতের ডিজিটাল ফাইলের মতো অন্যান্য সরঞ্জামগুলোর পরিপূরক হিসেবে কাজ করছে। এর মূল ধারণাটি হলো, নিয়োগকর্তা ও কর্মচারীর তথ্য সুরক্ষিত প্ল্যাটফর্মে পরিচালিত হবে এবং কে কখন প্রতিটি লেনদেন সম্পন্ন করছে তার স্বয়ংক্রিয় রেকর্ড থাকবে।
এই পদ্ধতিটি মেক্সিকো এবং বিভিন্ন ইউরোপীয় দেশের অন্যান্য সরকারি প্রশাসনে পরিলক্ষিত প্রবণতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ , যেখানে সরকারি পরিষেবা পাওয়ার জন্য ইলেকট্রনিক শনাক্তকরণ এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর একটি মানদণ্ডে পরিণত হয়েছে। যদিও আইএমএসএস মেক্সিকোর প্রেক্ষাপটের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে, ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের বাধ্যতামূলক ব্যবহারের ক্ষেত্রে এর মডেলটি ইউরোপীয় ই-গভর্নমেন্ট সিস্টেমে প্রয়োগ করা মডেলের অনুরূপ।
তাছাড়া, ডিজিটাইজেশনের ফলে অন্যান্য প্রাতিষ্ঠানিক ডেটাবেসের সাথে রিয়েল-টাইমে ডেটা ক্রস-রেফারেন্সিং করা সম্ভব হয় , যা অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা উন্নত করে এবং নথিপত্রের প্রয়োজনীয়তার পুনরাবৃত্তি কমায়। এর ফলস্বরূপ, উইন্ডো ও আর্কাইভ বিভাগের কর্মীদের যাতায়াত কমে এবং কাজের চাপ হ্রাস পায়।
অন্যান্য সম্পর্কিত পরিবর্তন: বায়োমেট্রিক সিইউআরপি এবং ডিজিটাল রেকর্ড
অনলাইন কার্যক্রমে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (e.firma) ব্যবহারের আবশ্যিকতার পাশাপাশি, মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট (IMSS) ব্যক্তি শনাক্তকরণ এবং সুবিধাভোগী ও নিয়োগকর্তাদের তথ্য সংরক্ষণের পদ্ধতিতে অতিরিক্ত কিছু পরিবর্তনের প্রস্তাব করেছে। এর সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য উপাদানগুলোর মধ্যে একটি হলো বায়োমেট্রিক CURP ( ইউনিক পপুলেশন রেজিস্ট্রি কোড), যা ভবিষ্যতে সশরীরে শনাক্তকরণের জন্য একটি নির্দেশক হিসেবে ব্যবহৃত হবে।
যদিও এই নথিটি দেশব্যাপী সম্পূর্ণরূপে বাস্তবায়িত হচ্ছে, ইনস্টিটিউট ব্যক্তিগত লেনদেনের জন্য বৈধ সরকারি ছবিযুক্ত পরিচয়পত্র গ্রহণ করা অব্যাহত রাখবে। তবে, বায়োমেট্রিক ডেটাসহ CURP উপলব্ধ ও ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়ে গেলে, এটি মেক্সিকো জুড়ে IMSS-এর সাথে পরিচয় যাচাইয়ের প্রধান মাধ্যম হয়ে উঠবে বলে আশা করা হচ্ছে।
এছাড়াও, প্রতিষ্ঠানটি একটি ডিজিটাল ফাইল তৈরির কাজ করছে , যা একটি 'একক ইলেকট্রনিক ফোল্ডার' হিসেবে পরিকল্পিত এবং এতে ব্যক্তিগত তথ্য, লেনদেনের ইতিহাস, নথি ও প্রশাসনিক রেকর্ড কেন্দ্রীভূত থাকবে। এই ফাইলটি পর্যায়ক্রমে প্রচলিত ভৌত আর্কাইভের স্থান নেবে, যার ফলে যেকোনো প্রশাসনিক ইউনিটের ক্ষমতাপ্রাপ্ত ব্যক্তিরা ডিজিটালভাবে নথিগুলো পর্যালোচনা ও যাচাই করতে পারবেন ।
বায়োমেট্রিক সিইউআরপি (অনন্য জনসংখ্যা নিবন্ধন কোড), ডিজিটাল রেকর্ড এবং ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের সমন্বয় এমন একটি পরিবেশ তৈরি করে যেখানে নিয়োগকর্তা ও কর্মচারীদের পরিচয় এবং তথ্য প্রাথমিকভাবে ইলেকট্রনিকভাবে পরিচালিত হবে। ইউরোপের বিভিন্ন প্রশাসনে ইতোমধ্যে ব্যবহৃত সিস্টেমগুলোর অনুরূপ এই ব্যবস্থাটির লক্ষ্য হলো তথ্য নিরাপত্তা জোরদার করা এবং ছদ্মবেশ ধারণ বা ডেটা কারসাজির সম্ভাবনা হ্রাস করা।
নিয়োগকর্তা এবং আইনি প্রতিনিধিদের জন্য সুপারিশ
বিভিন্ন অনলাইন কার্যক্রমে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরের আসন্ন প্রয়োজনীয়তার পরিপ্রেক্ষিতে, আইএমএসএস (IMSS) স্বয়ং নিয়োগকর্তা, আইন প্রতিনিধি এবং হিসাবরক্ষণ সংস্থাগুলোকে তাদের দায়িত্ব পালনের ক্ষেত্রে সম্ভাব্য প্রতিবন্ধকতা এড়াতে একাধিক সতর্কতা অবলম্বনের সুপারিশ করছে।
প্রথমত, ই.ফার্মা (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর) বৈধ কিনা তা যাচাই করা অপরিহার্য । যদি সার্টিফিকেটটির মেয়াদ শেষ হয়ে গিয়ে থাকে বা হতে চলেছে, তবে আগে থেকেই এসএটি (ট্যাক্স অ্যাডমিনিস্ট্রেশন সার্ভিস)-এর মাধ্যমে এটি নবায়ন করে নেওয়া অথবা, প্রযোজ্য ক্ষেত্রে, এফআইইএল (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর)-এর পাসওয়ার্ড পুনরুদ্ধার করে নেওয়া বাঞ্ছনীয় , কারণ একটি সক্রিয় স্বাক্ষর ছাড়া চুক্তির আওতাভুক্ত ইলেকট্রনিক অ্যাপ্লিকেশনগুলি সম্পূর্ণ করা সম্ভব হবে না।
এছাড়াও পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে যে, কার্যপ্রণালীর দায়িত্বে থাকা ব্যক্তিরা যেন SAT (ট্যাক্স অ্যাডমিনিস্ট্রেশন সার্ভিস) এবং IMSS (মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট) উভয়ের দাপ্তরিক ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মে ই-ফিরমা (ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর)-এর ব্যবহার সম্পর্কে পরিচিত হন । এর জন্য প্রয়োজন স্বাক্ষরের সাথে সম্পর্কিত ফাইলগুলো কীভাবে কাজ করে, পাসওয়ার্ড, ফর্ম ইলেকট্রনিকভাবে সিল করার (বা অফিসিয়াল নথিতে স্বাক্ষর করার ) ধাপসমূহ এবং জমা দেওয়া সফল হয়েছে কিনা তা যাচাই করার পদ্ধতি বোঝা।
অবশেষে, কোম্পানির কোন কোন কার্যক্রম অনলাইনে সম্পন্ন করা হয় এবং কোনগুলো সশরীরে সম্পাদিত হতে থাকবে, তা আগে থেকেই পর্যালোচনা করে নেওয়া সুবিধাজনক , যাতে অভ্যন্তরীণভাবে নথিপত্র গুছিয়ে নেওয়া যায় এবং ইনস্টিটিউটের সামনে ডিজিটাল প্রতিনিধিত্বের জন্য ব্যক্তি বা ব্যক্তিদের মনোনীত করা যায়।
এই পরিবর্তনগুলোর মাধ্যমে, মেক্সিকান সোশ্যাল সিকিউরিটি ইনস্টিটিউট (IMSS) এমন একটি ব্যবস্থাপনা মডেলের দিকে অগ্রসর হচ্ছে যেখানে ডিজিটাল পরিবেশে কাজ করার জন্য ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর (e.firma) একটি মূল উপাদান হয়ে উঠবে এবং একই সাথে ইলেকট্রনিক রেকর্ড ও আরও ব্যাপক বায়োমেট্রিক শনাক্তকরণের পথ প্রশস্ত করবে। কোম্পানি এবং নিয়োগকর্তাদের জন্য, এই নতুন কাঠামোর সাথে খাপ খাইয়ে নিতে প্রাথমিকভাবে কিছুটা সমন্বয়ের প্রয়োজন হলেও, এর মাধ্যমে আরও সুবিন্যস্ত, শনাক্তযোগ্য এবং কাগজ-নির্ভরতা কমে আসার সম্ভাবনাও তৈরি হয়।
